Câu hỏi: Tôi cần tư vấn về thủ tục đăng ký chữ ký số và hóa đơn điện tử, mong Luật TKB giải đáp giúp tôi, cảm ơn các bạn.
Trả lời:
Lời đầu tiên, CÔNG TY LUẬT TNHH TKB (sau đây gọi tắt là “LUẬT TKB” hoặc TKB LAWFIRM”) trân trọng cảm ơn Quý Công ty đã yêu mến và tin tưởng sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Kính chúc Quý Công ty ngày càng phát triển và vững mạnh!
LUẬT TKB có Ý kiến tư vấn chi tiết cụ thể như sau:
1. Cơ sở pháp lý
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Thủ tục đăng ký chữ ký số, hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế quản lý
a. Đăng ký chữ ký số
Để nộp được tờ khai thuế và đăng tải các thông tin kê khai thuế điện tử qua mạng, Quý Công ty cần làm thủ tục đăng ký chữ ký số điện tử với cơ quan thuế cho Công ty. Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản: word, excel, pdf…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định chủ của dữ liệu đó. Hiện nay chữ ký số được coi như con dấu điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, chữ ký số không những chỉ dùng trong việc kê khai thuế, mà người sử dụng còn có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch điện tử với mọi tổ chức và cá nhân khác.
Việc giải quyết thủ tục kê khai thuế cho cá nhân, doanh nghiệp vào mỗi cuối tháng thường gây quá tải cho cơ quan thuế, gây phiền hà cho người nộp thuế. Vì vậy, để thực hiện các giao dịch điện tử như nộp hồ sơ thuế, sử dụng hóa đơn điện tử một cách đơn giản và thuận tiện hơn, các doanh nghiệp đều nên đăng ký một chữ ký số (chữ ký điện tử) với cơ quan thuế.
b. Đăng ký hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Gói dịch vụ có thu phí thực hiện, miễn phí tư vấn)
Tại Khoản 2, Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/11/2018 quy định: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020”.
Theo đó, hóa đơn điện tử đang trong quá trình được Nhà nước quán triệt các doanh nghiệp triển khai đồng nhất. Đồng thời, hóa đơn điện tử có rất nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy:
- Không có thời hạn sử dụng;
- Hóa đơn được lưu giữ tốt hơn: Không bị mờ, rách, mất,... do quá trình sử dụng và vận chuyển.
- Thuận tiện trong việc nhận/gửi hóa đơn của doanh nghiệp với các khách hàng: gửi qua mail về file hóa đơn điện tử đã được ký xác thực và phát hành. Khi đó doanh nghiệp sử dụng chỉ cần in ra lưu giữ cùng hồ sơ, nếu bị mất có thể in lại hoặc nhờ doanh nghiệp gửi hóa đơn gửi lại; tiết kiệm chi phí vận chuyển hóa đơn.
- Chỉnh sửa dễ dàng: trong quá trình chuẩn bị hóa đơn điện tử, nếu vô tình viết sai có thể sửa lại không phải viết lại như hóa đơn giấy. Được sửa khi chưa ký và phát hành nên rất thuận lợi khi xem xét thật kỹ nội dung rồi tiến hành ký, phát hành.
Tóm lại, việc sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử là cần thiết đối với doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại căn cứ theo các quy định của pháp luật. Điều này không chỉ đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả trong quản lý, vận hành mà còn giúp doanh nghiệp thuận tiện làm việc rõ ràng với cơ quan thuế, tránh phát sinh các mâu thuẫn, hiểu lầm dẫn đến hậu quả pháp lý rủi ro cho doanh nghiệp./ (Tức doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu sử dụng sai mẫu hóa đơn theo quy định pháp luật, xuất hóa đơn không thông báo cho cơ quan thuế,…)
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến yêu cầu tư vấn của Quý Công ty.
Mọi thắc mắc, Quý Công ty vui lòng liên hệ theo số hotline: 1900.055.586; email: luattkb@gmail.com) để được giải đáp.