Quy chế quản lý nội bộ là cách để những lãnh đạo doanh nghiệp thể hiện bản sắc riêng của mình. Giúp văn hóa ứng xử, môi trường làm việc trong công ty trở nên văn minh, lịch sử, hòa nhã, kỷ cương. Các quy chế đó đề ra quy tắc ứng xử, tác phong ăn mặc, mối quan hệ với đồng nghiệp…giúp cho hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng được nâng lên tầm cao mới.

1- Quy chế quản lý nội bộ công ty là gì?

Ngoài điều lệ, công ty cũng có thể có quy chế quản lý nội bộ. Mỗi doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp siêu nhỏ, hoặc doanh nghiệp nhỏ và vừa đều có ít nhất vài ba quy chế để hoạt động. Đối với các công ty có cơ cấu quản trị phức tạp như công ty đại chúng (kể cả công ty đại chúng có quy mô lớn) thì quy chế quản lý nội bộ đặc biệt quan trọng. Điều lệ chỉ quy định cơ bản các nguyên tắc về quản trị công ty; các quy chế quản lý nội bộ quy định chi tiết các nguyên tắc này.

Sau khi hoàn thiện mô hình tổ chức quản trị điều hành, doanh nghiệp phải xây dựng các quy chế quản lý nội bộ. Các quy chế này là khung pháp chế trong nội bộ doanh nghiệp, tất cả các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp giữa người lao động và người lao động, giữa người lao động và ban quản trị điều hành và giữa ban quản trị điều hành với nhau.

Trên thực tế, vai trò của quy chế quản lý nội bộ rất quan trọng và thường quy định chi tiết để áp dụng trong hoạt động hàng ngày của công ty.

Ví dụ: Trong một giao dịch mua bán cổ phần hiện tại giữa các cổ đông, quy chế chuyển nhượng cổ phần, các mẫu văn bản cần được các bên ký và được chứng nhận bởi công ty. Quy chế chuyển nhượng cổ phần của nhiều công ty quy định mẫu của hợp đồng mua bán cổ phần và các bên có liên quan cần sử dụng mẫu chứ không thể thỏa thuận một hợp đồng hoàn toàn khác với mẫu theo quy định của công ty. Ngoài ra, hợp đồng mua bán cổ phần có thể cũng cần được chứng nhận bởi chủ tịch hội đồng quản trị của công ty.

2- Vì sao quy chế quản lý nội bộ công ty quan trọng?

“Quốc có quốc pháp, gia có gia quy”, quy chế quản lý nội bộ được xem như “pháp luật” của mỗi doanh nghiệp, là nền tảng để xây dựng và quản lý một tổ chức phát triển bền vững, văn minh và tiến bộ. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các doanh nghiệp vẫn chưa dành nhiều sự quan tâm đến quy chế quản lý nội bộ hoặc không đủ khả năng để xây dựng nên hệ thống quy chế quản lý nội bộ đầy đủ và rõ ràng.

Trách nhiệm, quyền hạn, quy chế phối hợp của ban lãnh đạo và giữa các bộ phận không rõ ràng, chồng chéo khiến bộ máy hoạt động không hiệu quả, chậm chạp; các nguyên tắc làm việc và ứng xử trong doanh nghiệp không được thiết lập khiến môi trường làm việc không văn minh, kỷ luật; các quy định về sử dụng tài chính, tài sản không được minh bạch có thể khiến thất thoát thu chi trong doanh nghiệp; các chuẩn mực quan hệ với đối tác, khách hàng không được xác lập có thể khiến hình ảnh của doanh nghiệp khó xây dựng và giữ gìn, các quy định về lao động, tiền lương, giờ giấc, an toàn lao động, chế độ đãi ngộ không được xây dựng đầy đủ chính là nguyên nhân làm phát sinh rất nhiều tranh chấp lao động v.v…

Đây là những vấn đề mà hằng ngày rất nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt. Thay vì để khi xảy ra vấn đề mới giải quyết thì việc đề ra hệ thống các quy chế chính là biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất.

3- Quy chế quản lý nội bộ đóng vai trò gì?

Quy chế quản lý nội bộ giúp quản lý điều hành nội bộ công ty dễ dàng hơn, mọi cá nhân, tập thể, đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của mình thông qua các quy định tại quy chế, từ đó đảm bảo việc thực thi cũng như hoạt động của cả một hệ thống trở nên trôi chảy, không bị chồng chéo.

Quy chế công ty giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, điều hành công ty của ban lãnh đạo. Thay vì phải sâu sát, thì việc ban hành quy chế quản lý nội bộ đến tận từng nhóm nhân viên, phòng ban cũng có sức mạnh tương đương với lời nói.

Quy chế quản lý nội bộ giúp quản lý tốt nguồn lực của công ty. Những quy chế quản lý nội bộ về tài chính, thu chi, về lương thưởng cho lao động chính là vũ khí đắc lực để quản lý nguồn vốn cũng như chế độ tài chính kế toán, tránh lãng phí, thất thoát…Những quy chế dành cho nhân viên cũng là vũ khí để bảo vệ nguồn lực con người, đặt được đúng người vào đúng vị trí, đúng sở trường để phát huy thế mạnh, tiềm năng của mỗi nhân viên.

Quy chế quản lý nội bộ giúp văn hóa ứng xử, môi trường làm việc trong công ty trở nên văn minh, lịch sử, hòa nhã, kỷ cương nhưng lại thoải mái vì nó trực tiếp đề ra quy tắc ứng xử, tác phong ăn mặc, mối quan hệ với đồng nghiệp…; giúp cho hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng được nâng lên tầm cao mới.

Quy chế quản lý nội bộ cũng chính là cách để doanh nghiệp xây dựng bản sắc cho riêng mình. Pháp luật không quy định nội dung cũng như hình thức của quy chế quản lý nội bộ, vì vậy mỗi doanh nghiệp được phép xây dựng hệ thống quy chế quản lý nội bộ mang màu sắc riêng của mình, miễn là vẫn phù hợp với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

4- Một số quy chế quản lý nội bộ công ty thông dụng

Thông thường, trong doanh nghiệp có các quy chế thông dụng như sau:

(i) Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị/hội đồng thành viên, ban điều hành, ban kiểm soát;

(ii) Quy chế tài chính doanh nghiệp;

(iii) Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh;

(iv) Quy chế chuyển nhượng cổ phần;

(v) Quy chế nhân sự và tiền lương;

(iv) Quy chế đào tạo;

(vii) Quy chế văn hóa doanh nghiệp;

(viii) Các văn bản phân cấp quản trị điều hành khác trong doanh nghiệp như: Quy chế hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện;

5- Ảnh hưởng của số lượng thành viên/cổ đông trong việc xây dựng quy chế

Bên cạnh yếu tố vốn, con người là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mô hình và chất lượng quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Số lượng chủ sở hữu quyết định việc xây dựng một số quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp.

Ví dụ: Trong trường hợp chỉ có một chủ sở hữu, doanh nghiệp không cần phải xây dựng quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên. Trường hợp công ty có số lượng hơn 11 cổ đông là cá nhân hoặc cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần thì cần xây dựng quy chế của Ban kiểm soát.

Nếu bạn cần Luật sư tư vấn cho doanh nghiệp của mình hãy đến với Công ty Luật TNHH TKB – đơn vị uy tín, chất lượng trong việc tư vấn mọi vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay theo hotline: 1900.055.586 để được tư vấn luật doanh nghiệp tại Hà Nội tốt nhất.